Fra strategi til dagligdag

Den nye organisering af administrationen er nu på plads og gået i drift. Her er en kort beskrivelse af de nye funktioner og medarbejdernes konkrete opgaver

Af Keld Laursen, adm. direktør, og Niels Hosie, teknisk chef,
Brabrand Boligforening

I forbindelse med den nye organisation blev det besluttet at oprette en række nye funktioner og samtidig nedlægge visse af de eksisterende. Nogle medarbejdere har fået nye funktionsbeskrivelser og opgaver, og et antal nye stillinger er blevet besat. Nu er kabalen gået op, og vi kan give en lidt mere uddybende beskrivelse af de konkrete arbejdsopgaver, som ligger under de nye funktioner.

Syns-teamet

Robert Sørensen og Rikke Seiersen udgør syns-teamet, som ser på de overordnede opgaver og arbejdsgange i forbindelse med syn af lejligheder samt flytteafregninger.

Som noget af det første er de interne arbejdsgange kommet under lup. Det er nemlig vores opfattelse, at der bl.a. er tid at hente, hvis vi bliver bedre til at koordinere og samtænke nogle af processerne i forbindelse med et syn.

På den måde skal vi gerne blive mere effektive til fordel for både den fraflyttede og den nye indflytter. Teamet arbejder også med indførelsen af elektronisk syn, som lige nu bliver testet i flere afdelinger.

Byggeteknisk konsulent

Hvad har den enkelte afdeling af henlæggelser og vedligeholdelsesplaner – og er der en fornuftig sammenhæng mellem disse?

Har flere afdelinger planer om samme type af udskiftning eller nyindkøb, hvor et fælles udbud kan give en skarpere pris?

Har andre afdelinger stået i samme situation og fundet en god løsning på en teknisk problemstilling?

Alt det skal Carsten Falck som byggeteknisk konsulent hjælpe afdelingerne med at skabe overblik over. Carsten har en baggrund som bygningsingeniør og har, som mange ved, været inspektør i Brabrand Boligforening i en lang årrække.

Konsulent for udbud og tilsyn

Alle tekniske opgaver og projekter af en vis størrelse skal klargøres og typisk sendes i udbud, ligesom der skal føres tilsyn med arbejdets udførelse og færdiggørelse og føres tilsyn med, at afdelingerne får det, som de betaler for.

Det kan fx dreje sig om indkøb af varmemålere eller genopretning af en byggeskade. Den opgave varetager Peter Sørensen nu med kyndig hånd. Peter har en baggrund som bygningskonstruktør og har tidligere været ansat i entreprenørbranchen. Peter har ligesom Carsten været inspektør i en årrække.

Energiteknisk konsulent

Morten Arenkiel er ny mand på holdet og er godt i gang med at danne sig et samlet overblik over alle de forskellige energitekniske løsninger, der er i afdelingerne. Herunder hvordan de enkelte løsninger fungerer, og hvilke der er de mest effektive og rentable, både at anskaffe men og at drifte.

Morten samarbejder desuden med projektafdelingen omkring valg af energiløsninger til nybyggeri og i forbindelse med renoveringsprojekter. Morten er uddannet maskinmester og har erfaring som energikonsulent.

De juridiske forhold i en boligforening er ofte
komplekse.

Jurist

Endnu en ny medarbejder er Mette Andersen, der som jurist har fået til opgave at behandle de mest komplicerede klagesager og andre sager, der har juridisk karakter, som fx huslejerestancer og inkassosager. Mette er desuden hele husets ekspert i emner med ”mange paragraffer” som fx lejeforhold, skat, udbud og elforsyningspligt.

Servicechef

Afd. 4 Gellerupparken og afd. 5 Toveshøj udgør knap halvdelen af alle boligforeningens lejemål og har dermed også en tilsvarende stor, selvstændig driftsafdeling tilknyttet.

Jan Fisker Knudsen er blevet ansat til, med base på afdelingernes driftskontor, at lede driftsafdelingens personale og have det overordnede ansvar for tilrettelæggelsen af det omfattende arbejde. Et arbejde, som bl.a. pga. Helhedsplanen hele tiden er foranderligt og kræver et samlet overblik.

Rengøring er ikke kun et meget synligt, men også hårdt arbejde, hvor medarbejderne skal sikres bedst mulige arbejdsforhold.

Rengøringsleder

Rengøring af opgange, fælleslokaler m.v. er meget synlig og vigtig for oplevelsen af det nære miljø, og Eva Rokkjær er ansat som rengøringsleder med henblik på at sikre en høj rengøringsstandard.

Rengøring er et udviklingsområde i mange afdelinger, og i indfasningen er indsatsen koncentreret i afd. 4 Gellerupparken og afd. 5 Toveshøj.

Intentionen bag den nye organisering er at sikre et kvalitetsløft for samtlige rengøringsopgaver – såvel de, som varetages af vores eget personale, som de, der varetages af eksterne rengøringsfirmaer.

Rengøringsarbejde er også et hårdt og opslidende arbejde, og en del af opgaven er derfor også at sikre, at personalet har de bedst mulige arbejdsforhold.

Kobling af driftsopgaver og socialt arbejde

Ud over de ovenfor nævnte funktioner er der også blevet sat et arbejde i gang omkring i højere grad at samtænke de sociale dimensioner, som kendetegner en boligforening, og så de driftsrelaterede opgaver.

Vi er helt overbeviste om, at der er meget at vinde ved en helhedstænkning, som samtænker indsatser med en social karakter med driftspersonalets klassiske opgaver. Derfor starter vi nu et pilotprojekt op, hvor vi vil undersøge disse spørgsmål nærmere – og komme med et bud på et svar på, hvordan en sådan kobling kan ske i praksis.

Vi håber, at ovenstående korte introduktion til nogle af boligforeningens nye funktioner og medarbejdere er med til at give et billede af, hvordan vores nye strategi kommer til udtryk i praksis med henblik på at være en udviklingsbaseret virksomhed med fokus på effektiv drift og høj service.