Ny struktur skal styrke og specialisere

Brabrand Boligforening har taget et vigtigt skridt på vejen mod en mere professionel og serviceorienteret boligforening

Af Keld Laursen, administrerende direktør

I starten af december informerede vi i direktionen vores medarbejdere, repræsentantskabet samt formænd og kontaktpersoner i afdelingerne om, at en række funktioner og arbejdsopgaver bliver ændret. På den korte bane giver det nogle ændringer for beboernes og afdelingsbestyrelsernes kontakt med administrationen og driften. Sætter vi det lange lys på, får vi en organisation, hvor roller og kommandoveje er mere tydelige. På den måde ønsker vi at sikre beboerne en mere effektiv og enkel service og betjening.

…et vigtigt skridt på vejen mod en mere professionel og serviceorienteret boligforening

Hvad og hvorfor

Ændringerne sker, fordi vi i direktionen anser det for en nødvendig forudsætning for en mere smidig og fremtidssikret organisation. Der har allerede været holdt møder med en række afdelinger om, hvad ændringerne konkret kommer til at betyde de enkelte steder. Vi vil naturligvis stå til rådighed for spørgsmål og dialog også i den kommende tid, når den nye struktur for alvor træder i kraft. Nedenfor er de væsentligste ændringer beskrevet.

Den nye struktur skal ikke mindst sikre beboerne en mere effektiv og enkel service og betjening. Foto: Ib Sørensen

Team på tre

Hver boligafdeling vil fremover have tre faste, administrative medarbejdere tilknyttet med særskilt ansvar for delopgaver for den respektive afdeling: En udlejningsmedarbejder, en økonomimedarbejder og en afdelingssekretær. Afdelingssekretærerne vil fremover være en del af den administrative afdeling for at skabe bedre sammenhæng i løsningen af de administrative opgaver. For nogle afdelinger gælder, at der er sket en udskiftning af afdelingssekretæren, da de ændrede arbejdsopgaver betyder, at der bliver en afdelingssekretær mindre end hidtil.

… en nødvendig forudsætning for en mere smidig og fremtidssikret organisation

Ny titel: Serviceledere

Varmemestrene får et større ledelsesansvar og vil fremover referere til den tekniske chef. Det sker for at forenkle organisationen og få kortere beslutningsveje. Varmemestrene får også en mere nutidig titel, nemlig serviceledere, for at understrege deres vigtigste funktioner. Der er tilrettelagt et udviklingsforløb for de nuværende varmemestre med fokus på netop service og ledelse. For at højne standarden og fagligheden hos rengøringspersonalet bliver der ansat en rengøringsleder. Trappedamerne vil fremover blive benævnt rengøringspersonale. Henset til afdelingernes størrelse og Helhedsplanens omfang bibeholder vi driftskontoret for afd. 4 og 5, indtil den nye administrationsbygning for boligforeningen står klar i 2018.

Spørg en specialist

Den nuværende inspektørfunktion nedlægges, og de pågældende medarbejdere overgår til en række nye specialistfunktioner. Der oprettes således nye funktioner med ansvar for gennemførelse af syn samt specialistfunktioner med ansvar for mindre udbud, energisystemer, vedligeholdelsesplaner og juridiske forhold. Det betyder, at administrationen fremover kan yde en bedre og mere specialiseret rådgivning. Det drejer sig bl.a. om specialviden om energi, drift og vedligehold. Disse konsulentydelser vil fremover stå til rådighed for boligforeningens afdelinger i forbindelse med planlægning og udførelse af nye projekter.

Løbende proces

En række medarbejdere har i forbindelse med organisationsændringen fået ny funktionsbeskrivelse. Alle de pågældende medarbejdere har haft en direkte dialog med deres ledelse om deres nye funktioner og lejlighed til at kommentere og påvirke de nye funktionsbeskrivelser og fordelingen af arbejdsopgaver. Derfor er organisationsændringen ikke trådt i kraft ”hen over en nat”, men er en løbende proces i det tempo, som vi rent praktisk og menneskeligt kan kapere. Her i overgangsfasen beder vi om, at man udviser forståelse og tålmodighed over for vores medarbejdere. Vi håber, at beboerne vil tage godt imod den nye struktur, som ikke mindst er skabt for at sikre beboerne en mere effektiv og enkel service og betjening.

Specialistviden om bl.a. energi, drift og vedligehold vil stå til rådighed for boligforeningens afdelinger i forbindelse med nye projekter. Foto: Ib Sørensen