af Jens Skriver

For ikke så længe siden ledte vi forgæves på Skræppebladet efter gamle regnskaber.

For nogle år siden besluttede repræsentantskabet, at alle lejligheder skulle synes for at få registreret og dokumenteret de ændringer, beboeren i tidens løb havde fået lov til at foretage. I det mindste i Holmstrup måtte man opgive at komme igennem alle lejligheder, da hverken beboerne eller boligforeningen lå inde med de relevante dokumenter.

Samtidig siges det, at der ligger store bunker af papir i kælderen på boligforeningens gamle administrationsbygning, Tousgården?

Faktisk har alle virksomheder og institutioner ikke mindst i det 20. århundrede produceret tonsvis af papir, som det er vigtigt at få ordnet og arkiveret rigtigt. I første omgang drejer det sig om at få materialet registret og ordnet, således at det er til at finde rundt i. Det kan også afleveres til et arkiv, og den, der afleverer materiale, kan naturligvis få en aftale om, at det kan leveres tilbage, eller få mulighed for selv at bruge det.

Langt den sværeste og i sidste ende umulige opgave er at kassere det uvæsentlige. ”En arkivars vigtigste opgave er at smide væk,” siger nogle. Der efterlades så meget papir, at det er uoverkommeligt at bevare det hele, og det skal være sådan, at hvis nogen f.eks. om 100 år vil undersøge en sag, skal det kunne lade sig gøre, at ved­kommende kan finde det væsentlige uden at skulle gå igennem bunker af ligegyldigt papir.

På Rigsarkivet, der er statens arkiver, forskes for øjeblikket i, hvorledes elektroniske data skal arkiveres. Vi får håbe, der udarbejdes nøje retningslinjer for det.

Svar på læserbrev fra Jens Skriver
angående arkivering v/Susanne Witting

I sit læserbrev med titlen ”Har Brabrand Boligforeningen en strategi for arkivering” henviser Jens Skriver blandt andet til et rygte om, at der skulle ligge store bunker af papir i kælderen i boligforeningens gamle administrationsbygning, Tousgården.
Det er ikke korrekt. Boligforeningens administration fraflyttede den gamle administrationsbygning i december 2011, og i forbindelse med flytningen blev det meste af arkivet flyttet til den nye lokation på Rymarken 2. Nogle gamle tegninger m.v. blev tilbage i kælderarkivet på Tousgården, men disse blev flyttet længe før udlejning af bygningen.

Direktionen besluttede, at der ud over den løbende digitalisering af boligforeningens dokumenter også skulle ske digitalisering af gammel dokumentation, som stadig var gældende. Første step var dokumenter på lejerniveau, og den eksisterende dokumentation vedr. lejekontrakter samt de af driftskontorerne udstedte tilladelser til ombygning m.v. blev gennemgået, scannet og journaliseret i 2016.

Forud for flytningen fra Rymarken 2 i september 2019 blev de øvrige dokumenter i arkivet gennemgået, således at forældede og ikke længere relevante dokumenter kunne bortskaffes, mens relevant dokumentation skulle flyttes og digitaliseres ved lejlighed.
Det er korrekt, at der har været udfordringer med, at lejer kan se/finde al dokumentation vedr. evt. tilladelser til ændringer i lejemål i fx Holmstrup. Noget af den gamle indscannede dokumentation vedr. et lejemål fremgår ikke af ”Min Side”, fordi det i sin tid blev indlæst i et dokument, ”Historik”, på lejerniveau.

Susanne Witting, administrationschef